Přečtěte si tento příspěvek přinášející odkazy na dva velmi zajímavé články. Například první téma se bude týkat toho “Jak si vybrat správnou virtuální kancelář?”. Druhý článek má název “Povinná výbava a pravidla pro bezpečnost práce zaměstnanců”. Pokud se chcete podívat co ve zkratce články obsahují, čtěte níže...

Jak si vybrat správnou virtuální kancelář?

První článek s nadpiskem “Jak si vybrat správnou virtuální kancelář?” rozebírá těchto pět oblastí z tématiky virtuální kanceláře:

• Na jaké adrese má být vaše virtuální kancelář?
• Jaká je cena za pronájem sídla?
• Jaký komfort mi recepce zajistí?
• Je možné si pronajmout zasedací místnost?
• Jaké zkušenosti má provozovatel virtuálního sídla?

Povinná výbava a pravidla pro bezpečnost práce zaměstnanců

Druhý článek s názvem “Povinná výbava a pravidla pro bezpečnost práce zaměstnanců” zmiňuje, že mnozí zaměstnavatelé a firmy si myslí, že dokumentaci k bezpečnosti práce, tedy k BOZP, nemusí mít. Často se domnívají, že povinnost mít zpracované směrnice BOZP a PO se týkají pouze velkých firem. V případě provozovny musí podnikatel zajistit, aby provozovna byla způsobilá pro provozování živnosti. Odpovědnost za způsobilost provozovny k provozování konkrétní živnosti podle zvláštních předpisů (stavebních, hygienických, požárních) je plně na podnikateli, nikoli na vlastníku nemovitosti.

Asociace za lepší ICT řešení přináší pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů za první čtvrtletí roku 2021 z oblasti CRM, DMS a ERP.

Proč v současné době zvážit změnu ERP systému?

Prvním důvodem, proč uvažovat o změně je cloud. Výrobci ERP nabízejí buď výhradně nebo částečně svoje ERP v prostředí cloudu. Nejde už jen o poskytování infrastruktury a podpůrných služeb cloudovým způsobem, ale o celý systém jako službu. Cloudové systémy přicházejí se standardizací základních procesů, které umožní jejich rychlé nasazení a adopci u uživatelů. Pro menší firmy to znamená dosažitelnost a možnost provozu třeba i globálního systému s menším týmem, bez nutnosti řešit infrastrukturu, zajištění provozu a zapracování nových verzí. 

Druhým důvodem pro změnu ERP je personalizace. ERP systém musí v současné době nutně nabídnout přívětivý uživatelský komfort, ideálně personalizovaný pro danou pozici zaměstnance. Také je standardem ovládat i informační systém skrze mobilní aplikace, získávat real-time přehledy nebo schvalovat platby a dovolené. 

Třetím důvodem je digitalizace. Ta nutí firmy k rychlým změnám. Vestavěné funkce ideálně už využívají prvky umělé inteligence, které umožní i běžným uživatelům prozkoumávat dostupná data kdykoliv. Ta jsou dnes uložena v jedné databázi a uživatel tak má vše přímo k dispozici, lze je využít rovnou k operativě či ke strategickému rozhodování.

Jaký ERP systém vybrat?

Nejdříve je nutné si objasnit firemní cíle a očekávání a zapojit klíčové zúčastněné strany, které mohou z úspěšné implementace těžit nejvíce. S tím pomůže vypracování business case, tedy odhadu, který poskytuje informace o nákladech a funkčnosti ERP systému, ať už ve finanční nebo slovní podobě, který lze snadno porovnat s náklady a riziky implementace. Je dobré začít s problémy, které firma potřebuje vyřešit, a následně výhodami, které chce získat. Dobrými nástroji pro takové analýzy jsou PEST, Porterův model pěti sil a model 7S. Výběr systému si může firma zajistit zcela sama, nebo může požádat o radu konzultanta, který pomůže vyhodnotit možnosti a sestavit podrobnější žádost o nabídku.

Pokud firma zúží výběr kandidátů pro poskytnutí ERP systému, je dobré si vytvořit kontrolní seznam implementace systému a položit jednotlivým poskytovatelům konkrétní dotazy týkající se technické podpory, řešení problémů a nákladů. Je dobré se například zeptat na to, jak dlouho bude implementace systému trvat, jak se bude systém přizpůsobovat firemním potřebám nebo jak bude poskytovatel řídit samotný projekt nastavení ERP systému. Také je nutné zjistit náklady na projekt a předplatné. Je také dobré vědět, jak to bude s migrací dat a aktualizací a případnou možností napojení dalších modulů a údržbou systému. Nelze zapomenout ani na zaměstnance a jejich školení. Je nutné, aby dodavatel systém předvedl a je také dobré si vyžádat reference dřívějších implementací dodavatele. 

Současné trendy v oblasti CRM nástrojů

V oblasti CRM systémů je v poslední době velký prostor pro ulehčení práce zákaznickým centrům, callcentrům, helpdeskům a zákaznické podpoře. Základem je dát operátorům maximum dat, aby měli na jednom místě veškeré potřebné údaje o volajícím, automaticky a na jedno kliknutí. Kvalitní CRM pomůže operátorům udržet si přehled o tom, jaký zákazník je již kontaktoval, jaký problém řešil a případně tento problém předat konkrétnímu odborníkovi, aby jej kontaktoval zpět. 

 Mnohé firmy se snaží efektivně využít chatboty, pokud se jim některé formy dotazů opakují. Velkým trendem je u pokročilejších chatbotů interaktivita. Zákazníkovi lze poslat například katalog nebo rovnou celý digitální produkt. Skrze chatbot je možné i poslat fakturu nebo odkaz k platbě, kterou lze provést jedním kliknutím. Zákazník by měl mít na výběr, zda chce mluvit s robotem, nebo se obrátit na operátora. Stejně tak by mělo rozhraní chatbota umožňovat plynulý přechod na živý chat, hovor nebo videohovor.

Doplňkem ve firmách bývá i automatizovaný webový formulář. Webový formulář by měl být napojený do CRM a zautomatizovaný. Vyplněním formuláře by se měla spustit sekvence automatizovaných kroků uvnitř firmy, aby nikdy žádný zákazník nebyl opomenut. V budoucnu se v kontaktních centrech odstraní manuální přepisování a doplňování, stroje se budou starat o lidskou interakci, péči a kvalitní podporu.

Články a rešerše CRM, DMS a ERP najdete ZDE.

Katalog ERP systémů lze nalézt ZDE

Kontakty:

Asociace za lepší ICT řešení, o.p.s.

Husinecká 903/10

13000 Praha 3

IČ: 016 74 846

www.lepsi-reseni.cz
office@lepsi-reseni.cz
(+420) 226 259 729

Dnešní článek přináší mnoho zajímavých informací pro podnikatele. Ten mimo jiné odpoví na otázky jako jsou: 

• Účetní nebo vlastní ekonomický systém?

• Co lze se státem vyřídit on-line?

• Co je účetní uzávěrka a do kdy se musí podat?

Více již čtěte v článku níže, kde najdete i všechny odkazy na vybrané články.

Účetní nebo vlastní ekonomický systém?

První článek rozebírá, že každý kdo podniká, musí kromě vlastního podnikání vést účetnictví nebo daňovou evidenci. Způsoby jak lze řešit agendu s tím spojenou jsou buďto: osobní, využití vlastního zaměstnance, najmutí externí účetní firmy, nebo pořízení ekonomického systému. Pokud tedy řešíte tuto otázku, přečtěte si článek “Účetní nebo vlastní ekonomický systém?”.

Co lze se státem vyřídit on-line?

Druhý článek zmiňuje, že díky elektronizaci veřejné správy, takzvanému eGovernmentu, není nutné s každým papírem chodit na úřad. Stále více prostupující trend digitalizace umožňuje šetřit čas i peníze. S jakými úřady je možné takto komunikovat? Více si přečtěte v článku s názvem “Co lze se státem vyřídit on-line?”.

Co je účetní uzávěrka a do kdy se musí podat?

Třetí vybraný článek rozebírá to, že odevzdání daňového přiznání není jedinou povinností, která se k již skončenému roku vztahuje. Nesmíme zapomínat také na účetní závěrku. Jaký je termín pro zveřejnění účetní uzávěrky společnosti s ručením omezeným a jakým možným sankcím se firma vystavuje v případě nezveřejnění? Více si o tomto přečtěte v článku s názvem “Co je účetní uzávěrka a do kdy se musí podat?”.

Přečtěte si dnešní velmi zajímavý článek. Ten rozebere mimo jiné témata jako jsou: virtuální kancelář v Praze, výhody virtuální kanceláře, jaké jsou lukrativní adresy pro sídlo firmy a podobně. Více informací již čtěte v článku níže, kde najdete i všechny odkazy na námi vybrané články.

Proč byste si měli zřídit virtuální kancelář

První článek například rozebírá, že virtuální kancelář představuje pracovní prostředí pro spolupráci, které vám poskytne profesionální adresu sídla firmy. A co je důležité, budete mít veškeré výhody fyzické kanceláře, aniž byste takovou museli mít. Pokud tedy uvažujete o zřízení virtuální kanceláře, přečtěte si článek “Proč byste si měli zřídit virtuální kancelář”.

Virtuální kancelář v Praze: Sázka na úsporu a prestiž

Druhý článek zmiňuje, že kvalitní administrativní zázemí by mělo být součástí působení jakékoli společnosti. Ne vždy tomu tak ale bývá. Především firmy disponující sídlem na ne příliš známé adrese, případně neplnohodnotnou virtuální kanceláří, mohou z hlediska budování brandu a prestiže ztrácet. Celý článek si přečtěte kliknutím na název článku zde Virtuální kancelář v Praze: Sázka na úsporu a prestiž.

Virtuální sídlo na lukrativní adrese vám zvýší prestiž!

Poslední článek rozebírá tématiku toho, že virtuální kancelář sníží vaše provozní firemní náklady na minimum. I šetřit se zkrátka musí umět. A především na správných místech. Více již čtěte v článku s názvem “Virtuální sídlo na lukrativní adrese vám zvýší prestiž!”.

Chcete podnikat? Nebo zvažujete založení nové firmy? Dnešní článek přináší tipy na články z těchto oblastí: Jak podrobný podnikatelský plán má smysl? Jak přizpůsobit své podnikání karanténě? Více informací již najdete níže v článku i s odkazy na vybrané články.

Jak podrobný podnikatelský plán má smysl?

V prvním článku s tématem “Jak podrobný podnikatelský plán má smysl?” se například dočtete, že podnikatelský plán je dokument, který slouží k představení celkové koncepce podnikání, konkrétního podnikatelského záměru, sumarizaci fakt, klíčových faktorů úspěchů a všeho co je třeba udělat pro jeho dosažení. Cílem podnikatelských plánů je vytvoření opory, která pomůže při realizací podnikatelské činnosti. Více informací již čtěte ve zmíněném článku.

Jak přizpůsobit své podnikání karanténě?

Další článek s tématem “Jak přizpůsobit své podnikání karanténě?” rozebírá to, že lidé jsou často doma – kvůli nemoci, karanténě, s dětmi na distanční výuce, dobrovolnému nebo nařízenému home office. Prostě není možné vycházet a dělat běžné věci, jak jsme byli zvyklí. Mnoho podnikatelů bylo nuceno své provozy přerušit a neví, kdy a zda je vůbec budou moci otevřít. 

Jak na založení s.r.o.?

Třetí článek s krátkým názvem “Založení s.r.o.” rozebírá výhody založení nové firmy a to například, že vystupujete pod vlastním jménem a ne pod jménem fyzické osoby, což působí mnohem profesionálněji. Dále má s.r.o. jasně ohraničené ručení za škody ve výši základního kapitálu a rezervních fondů (společníci neručí celým svým majetkem, ale pouze do výše nesplacených vkladů – v případě insolvence tak hrozí nižší riziko), oproti tomu živnostník ručí za škody z podnikání celým svým majetkem.

Asociace za lepší ICT řešení přináší pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů za třetí čtvrtletí roku 2020 z oblasti CRM, DMS a ERP.

Jak implementovat ERP ve firmě? A jak vidí implementaci ERP dodavatelé?

Povaha systémů ERP se mění, protože podniky přecházejí z on-premise na cloud computing a shromažďují, ukládají a analyzují údaje z téměř všech aspektů svojí činnosti. Díky tomu se mění i lidské a ekonomické investice potřebné k podpoře těchto změn. Co se týče úspěšné implementace ERP, je nejdříve nutné sestavit schopný projektový tým. Před jeho výběrem by si měl CIO nebo vedoucí IT oddělení udělat obrázek o fungování podniku a o schopnostech lidí, které má k dispozici. Měl by posoudit zda jsou schopni spolupracovat, řídit diskuzi, vyjednávat a odhadovat rizika. Dalším krokem je výběr klíčových členů týmu, jako je architekt celého řešení a vlastníků jednotlivých podnikových procesů. Tito členové týmu by měli být schopni definovat požadavky na jednotlivé funkce systému, asistovat při jeho návrhu a testování, při správě změn a celkově řešit vše co je okolo implementace nutné. Tým je pak obvykle doplněn o výkonného vedoucího, projektové manažery, technické architekty a obchodní a technické analytiky. Nezbytné je získat podporu ostatních firemních oddělení. Tým by měl být akceschopný, co nejmenší a měl by pokrýt všechny implementované oblasti. Implementační firemní tým by měl být motivovaný pro práci na projektu a také na jeho dokončení. Poté je nutné vybrat správného dodavatele ERP. 

 A jak čeští dodavatelé ERP vidí druhou polovinu roku 2020 co se týče samotných implementací? I přes obavy ze současné situace v době pandemie věří v opětovný nárůst poptávky a v to, že se trh pomalu začne vracet do běžného stavu. Pokud má společnost finanční rezervy, je pro ni rozumné plánovat implementaci nového ERP systému právě v období, kdy není pod tak velkým tlakem odběratelů a její zaměstnanci nejsou non-stop zaměstnáni plněním objednávek. Dodavatelé nabízejí možnosti a funkcionality vyspělého ERP systému i menším společnostem. Někteří z nich otevřeli přístup do svých systémů na určitou dobu zdarma. Pokračují také ve strategii digitalizace, automatizace procesů a inovací v oblasti cloudového ERP řešení a dalších cloudových aplikací. I když se některé segmenty trhu propadly, jiné naopak zvýšili svoji činnost a na takové se chtějí dodavatelé ERP zaměřit.

Proč se nyní zajímat o DMS systémy? 

Správa dokumentů ve firmě může výrazně ovlivnit efektivitu a chod firmy. Dokumentem je myšlen nejen klasický papírový dokument, ale také dokument v elektronické podobě bez ohledu na jeho formát. Dokumentem je i e-mail, zvukový nebo video záznam nebo technické výkresy. V okamžiku kdy se stejnými dokumenty pracuje více lidí, je nutné u takových dokumentů sledovat jejich historii vzniku a jejich upravené verze. Proto, aby nedocházelo k opakovanému vytvoření stejného dokumentu, slouží systém DMS. Ten umožňuje efektivně spravovat a sdílet dokumenty a informace. Je to možné díky implementaci bezpečného centralizovaného úložiště. Nad tímto úložištěm běží aplikace DMS, která uživatelům nabízí širokou funkcionalitu a zároveň řídí přístup k dokumentům podle autorizačního konceptu. Pro efektivní práci uživatelů je dobré připravit integrované pracovní prostředí. Toho lze dosáhnout například tím, že do aplikací, se kterými uživatelé denně pracují je zaintegrováno DMS. Díky tomu nemusí uživatel vystupovat z aplikace. Také při komunikaci s dalšími subjekty a partnery se mohou při odesílání e-mailu připojit dokumenty z DMS a došlé dokumenty systém automaticky do DMS uloží. Jaké jsou hlavní činnosti, které lze v DMS vykonávat? Patří sem metadaty řízené umístění dokumentu, správa verzí dokumentu a sledování historie. Další činností je flexibilita a automatizace v umístění dokumentů. DMS nabízí i uživatelský komfort při práci s dokumenty a je ho možné integrovat s firemními interními a externími aplikacemi, jako je třeba CRM. Díky všem těmto funkcím lze vytvořit koncept bezpapírové kanceláře, který je v době probíhající pandemie příhodný.

Posílání e-mailů z CRM nebo e-shopu

V době, kdy se velká část obchodu přesunula na internet, závisí úspěšnost podnikatelů na úspěšnosti jejich online marketingu. Pokud firma odesílá e-maily z CRM nebo e-shopu, měla by nejdříve prověřit aktuálnost a kvalitu dat a také to, že má opravdu všechny odchozí zprávy podepsány pomocí DKIM a že všechny firemní servery jsou autorizované pomocí SPF. Proč? E-mailový marketing je levný kanál propagace, který je vysoce účinný. Právě z těchto důvodů je také vysoce zneužívaný k šíření nevyžádaných obchodních sdělení (spamu). Provozovatelé e-mailových schránek se spamem bojují například použitím takzvaných černých listin (black-list). Jde o seznamy IP adres a URL adres, které jsou známé šířením spamu, nekorektním technickým nastavením, případně jde o adresy, ze kterých by nikdy neměla přicházet pošta. Typickým příkladem jsou tak např. dynamicky přidělované adresy pro ADSL připojení, internet od kabelové televize či IoT rozsahy. Stejně tak se na blacklistech vyskytují i služby a poskytovatelé služeb, kteří jsou v boji se spamem a zneužíváním internetu pasivní. Dalším způsobem kterým se poštovní servery brání je metoda tzv. rate-limitů, neboli omezení rychlosti příjmu zpráv. IP adresám, které přijímací strana nezná, nedovolí poslat větší množství zpráv, a tím tak brání šíření spamu do schránek, které hostuje. Proto je důležitá reputace, a to nejen reputace IP adresy. Aby bylo možné doručit požadované množství zpráv, přijímací strana musí odesílací straně důvěřovat. Proto je důležitá i reputace domény. Tu ovlivňuje autorizace zpráv, tzn. použití SPF, DKIM podpisu a DMARC pravidel. To jsou klíčové faktory pro přiřazování reputace. Pokud tyto nejsou splněny, pak se musí přijímací server ke zprávám stavět jako k nedůvěryhodným. Reputace domény bere v potaz obrovské množství faktorů od technického řešení odesílání, přes objem zasílaných zpráv, jejich frekvenci a obsah, až po interakce příjemců.

Články a rešerše CRM, DMS a ERP najdete ZDE.

Katalog ERP systémů lze nalézt ZDE

Kontakty:

Asociace za lepší ICT řešení, o.p.s.
Husinecká 903/10
13000 Praha 3

IČ: 016 74 846
www.lepsi-reseni.cz
office@lepsi-reseni.cz
(+420) 226 259 729

Co je to ERP?

ERP nebo-li Enterprise Resource Planning, je informační systém, který ve firmě zastřešuje důležité produkční procesy. Hlavní výhoda ERP systému spočívá v provázanosti všech firemních procesů do jednoho systému. Výstupy z něj slouží jako zásadní podklady pro rozhodování.

Pokud se vám ve firmě kupí stohy papírových dokumentů a důležité údaje spravujete v tabulkách, které nemají následnou vypovídající hodnotu a složitě se v nich údaje dohledávají, je pro vás ERP systém vhodnou volbou.

Které oblasti ERP systém může pokrýt?

K hlavním oblastem patří výroba, prodej, finance a personalistika. Pod tyto oblasti spadají činnosti jako účetnictví, práce s lidskými zdroji, nakupování, zásobování, kalkulace, marketing apod.

Každý podnikatel je závislý na zákaznících, které se snaží udržet a rozšiřovat si jejich základnu. Čím lépe podnikatel zákazníky zná, tím lépe je jim schopen připravit nabídku. Součástí systému ERP dnes může být CRM systém (Customer Relationship Management), který řídí vztahy se zákazníky. Když potom zákazník kontaktuje kohokoli ve firmě, CRM modul je schopen ukázat, zda se jedná o nového nebo stávající zákazníka. V CRM jsou také zaznamenávány kontaktní údaje společností a jejich odpovědných osob, historie a vývoj obchodní spolupráce, objemy odběru zboží a služeb. V některých CRM modulech lze z těchto dat reportovat různé výstupy. Více na: https://lepsi-reseni.cz/prehledy/crm-systemy/.

ERP systém může také obsahovat DMS (Document Management System) systém pro správu dokumentů, který pomáhá s efektivní správou dokumentů (ať už digitalizovaných, nebo elektronických) a nabízí prostředí pro vedení popisných metadat dokumentů. Další funkce které zajišťuje jsou například jednoduché procesy schvalování dokumentů, hlídání lhůt pro zpracování dokumentu nebo reportování. DMS také umožňuje fulltextové vyhledávání informací. DMS systém dělí dokumenty do dokumentových tříd, organizuje je do složek a spravuje vazby mezi jednotlivými dokumenty. Více na: https://lepsi-reseni.cz/prehledy/dms-systemy/.

CRM systémy a DMS systémy mohou také fungovat jako samostatné specializované systémy. Na trhu jich existuje celá řada.

Jaké jsou další přínosy ERP systému?

Ve firmě se už nemůže stát, že některý zaměstnanec omylem založí fakturu od dodavatele a zapomene na ni nebo založí výkaz práce a služba se nevyfakturuje. V ERP systému lze vyfiltrovat faktury, kterým v následujících dnech končí splatnost, zjišťovat výnosy podle zákazníků a zakázek či predikovat ekonomickou situaci firmy. ERP zvládne i logistiku a skladové hospodářství, nebo pokrývá oblast lidských zdrojů s problematikou mezd a personalistiky. Modulů je celá řada, jejich výběr záleží na faktických potřebách podnikatele. Díky ERP systému lze zvládnout práci rychleji a efektivněji a zaměstnanci se tak mohou věnovat jiným důležitějším činnostem.

Pokud budete uvažovat o pořízení ERP systémů, můžete se seznámit s jejich katalogem, který navíc obsahuje i uživatelské hodnocení a recenze zde: https://lepsi-reseni.cz/prehledy/erp-systemy/

Přemýšlíte v čem podnikat a jak začít? Bojíte se související administrativy a všech kroků, které se začátkem podnikání souvisejí jako například jak na účetnictví a daně? Máte dobré nápady, ale nejste si stále jisti, zda a jak začít? Stále vám ještě něco schází? V tomto článku rozebíráme krátké shrnutí důležitých oblastí a to jak začít podnikat a jak založit s.r.o. Věříme, že vám zde uvedené informace k úspěšnému startu podnikání pomohou.

Chci založit s.r.o. – ptáte se jak?

Než zahájíte vlastní proces, je vhodné zvážit řadu aspektů jak založit s.r.o. a mít jasno v čem podnikat. Pokud zvolíte prostředníka, tak ti vám mohou poradit v otázkách spojených s přípravou notářského zápisu, jednáním jednatelů, práv k obchodním podílům vč. dědictví, využitím společného jmění manželů při založení nové společnosti, volbou živností, umístěním sídla firmy, provozoven, atd. Jak založit s.r.o. je správná otázka a s ní souvisí také délka zakládání firmy, včetně registrace na všech důležitých úřadech. Když se do zakládání společnosti pustíte zcela sami, počítejte při troše štěstí s několika týdny. Ovšem pokud vám bude zápis z nějakého důvodu zamítnut, můžete se do celého procesu pustit znova od začátku a již vynaložené finanční prostředky ztratíte. Při využití služeb společností, které mají zkušenosti se zakládáním firem trvá založit s.r.o. maximálně 10 pracovních dní od finalizace podkladů a sepsání notářského zápisu. Nezní to lákavě?

Inspirujte se k podnikání

Každý, kdo chce začít podnikat, musí zařídit mnoho souvisejících věcí. Je potřeba absolvovat kolečko po úřadech, vyplnit spoustu různých formulářů a přitom je důležité nic neopomenout. Existuje mnoho různých zákonů, na které si zajisté každý začínající podnikatel chce dát pozor, aby se vyvaroval zbytečných nepříjemností.

Využijte a inspirujte se na webu www.jak-podnikat.cz, kde se dozvíte informace nejen o tom, jak začít podnikat a jak založit s.r.o. Web pojednává také o otázkách zpracování daňového přiznání, umístění sídla nové i stávající firmy a mnoha dalšího.

Pokud chcete založit s.r.o., objednat si konzultaci či kompletní servis založení firmy nebo se jen chcete inspirovat k tomu, jak začít podnikat a nasbírat zkušenosti, navštivte zmíněný web www.jak-podnikat.cz